FERPA & 工作人员

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(查看FERPA学生政策指南 & 父母,点击 在这里)

“现场”FERPA表格:

曼哈顿维尔的学生在ServiceHub中维护他们的FERPA代理访问选举. 如果有学生在第三方陪同下(如:父母，兄弟姐妹，监护人等)接近你.)，而该学生希望与在场的第三方讨论其学习成绩, 使用此“现场”FERPA表格获得书面同意:
 

FERPA涵盖所有形式的记录传输, 无论是通过口头对话, 电子邮件, 电子资料或印刷媒体. FERPA为学生提供了一定的教育记录隐私权利. 然而, FERPA还尊重教育机构在整个企业范围内共享学生数据以开展正常业务运营的需求. 只要与学生的教育记录相关的“需要知道”已经建立, 99银河app下载学生的教员与教员之间或教员与教员之间的交流可以自由进行. 当出现记录共享情况时，教职员工应遵守以下FERPA指南:

• 不 向家长发布学生的学术或非目录个人信息, 监护人或非曼哈顿维尔雇员，除非学生在场提供许可，或学生已向学院提供弃权书，以与适当识别的个人讨论其具体记录. 首先咨询这些办公室，看看学生是否有FERPA豁免文件: 
  • 本科生:注册主任或本科生学术指导
  • 教育学院:教育学院办公室
  • 商学院专业:商学院办公室
  • ELI办公室
• 不 向家长公布学生的课程表或在校地点, 监护人或非曼哈顿维尔的雇员. 此信息受FERPA保护. 首先检查学生的FERPA豁免状态，或向注册主任或咨询部门咨询. *例外:在涉及学生的紧急情况下, 一群学生或校园, 你可以与执法部门合作, 火, 医务人员或其他安全人员. 教育部家庭政策遵守办公室(FPCO)指出，如果“学生或其他个人的健康或安全受到明显和重大威胁”，可以公开学生记录.“看: FERPA灾难指导政策
• 不 在任何地方张贴学生成绩或其他学术信息, 即使这样的列表只包含名字而没有其他个人标识符(身份证号码), 社会安全号码, 等.). 学生可以在ServiceHub/学生的计划中在线查看他们的最终成绩. 使用黑板的成绩中心或Mville电子邮件私下分享其他学术基准和成绩与个别学生直接.
• 不 发放印有学生姓名和身份证号码的班级名单，或要求学生在一张白纸上“写下姓名和身份证号码”，以表明自己出席. 这是直接违反ferpa的! 使用ServiceHub查看班级名册上学生的实时状态. 然后使用海星，黑板或你自己的私人系统来跟踪学生出勤率. 如果你需要收集一份名单，你可以只问名字和姓氏.
• 不 当文件对学生档案开放时，让电脑或其他电子设备在教室或办公室无人看管.
• 不 留下打印文件, 作业或考试放在无人值守的地方，其中包含学生姓名, 成绩或其他个人资料. 保护所有设备，如电脑, 笔记本电脑, 掌上电脑的, 包含学生数据的智能手机和u盘. 如果这样的设备被用来保存学生数据, 密码保护设备和密码保护包含数据的目录文件夹. 请与信息技术部联系，以获得有关信息安全和最佳实践的指导.
• 不 将登录凭证共享给任何允许特权访问学生记录的曼哈顿维尔学院系统或软件应用程序. 这包括Colleague、ServiceHub、Blackboard或其他系统.
• 不 提供学生非目录信息给第三方，如潜在雇主, 协会, 其他大学, 外部组织, 等.，未经学生书面同意. *例外:FERPA允许与雇主进行对话和沟通以管理学生的实习，因为这样的讨论是管理实习所必需的. 一旦他们被提供了特权学生信息，一定要让外部雇主知道, 他们也受FERPA政策的约束!
• 引用请求 有关学生资料，请向适当的教育记录保管人索取. 这将是公认为适当的“记录保管人”的办公室:
  • 注册办公室-学术记录，成绩单，成绩
  • 财政援助-援助金额，贷款，FASFA等.
  • 学生帐户服务-学费账单，余额等.
  • 学生健康中心-免疫、健康/咨询记录
• 如果你或你的办公室 是否有法律实体发出传票要求提供学生成绩资料, 马上把传票送到总统的办公室.
• 99银河app下载学生的个人笔记:如果你对学生进行个人笔记, 要确信它们只是为实现你的教导所必需的, 咨询或行政职责. 注意:教授或工作人员99银河app下载学生的个人笔记，仅供其个人使用，不属于学生教育记录的一部分，也不能作为学生根据“制作者的独家占有”条款要求进行FERPA记录检查的一部分.
• 分解 所有与学院社区成员(学生)有关的不需要的文件, 包含个人信息(i.e. 社会保险号、年级、联系方式等.). 适当的文档安全保护每个人，并使曼哈顿维尔符合FERPA和其他国家认可的隐私政策.